संचार प्रक्रिया चरण और मॉडल क्या है?

कभी भी दो या दो से अधिक लोग संदेशों का आदान-प्रदान करते हैं, वे बुनियादी संचार प्रक्रिया में संलग्न होते हैं। सरल लगता है, यह नहीं है हालांकि, संचार प्रक्रिया वास्तव में काफी जटिल है। न केवल इसके कई घटक होते हैं, बल्कि संदेश की स्पष्टता और संदर्भ को कई कारकों द्वारा सकारात्मक या नकारात्मक रूप से प्रभावित किया जा सकता है।

प्रभावी ढंग से संवाद करने और गलत व्याख्या से बचने के लिए संचार प्रक्रिया को समझना महत्वपूर्ण है। इस लेख में, हम संचार के घटकों और संचार प्रक्रिया मॉडल को देखेंगे। फिर हम संगठनात्मक संचार दृष्टिकोण और प्रक्रियाओं का पता लगाएंगे। अंत में, हम ईमेल संचार प्रक्रिया पर चर्चा करेंगे।

विषय - सूची

• संचार के 1 घटक
  • १.१ प्रसंग
  • 1.2 प्रेषक / एनकोडर
  • 1.3 संदेश
  • १.४ मध्यम
  • 1.5 रिसीवर (डिकोडर)
  • 1.6 प्रतिक्रिया
• 2 संचार प्रक्रिया मॉडल
  • 2.1 संचार प्रक्रिया मॉडल में पांच बुनियादी कदम
• 3 संगठनात्मक संचार दृष्टिकोण और प्रक्रियाएं
  • 3.1 ईमेल संचार प्रक्रिया
  • 3.2 अपना ईमेल संक्षिप्त रखें
• 4। निष्कर्ष
  • 4.1 संबंधित पोस्ट

संचार के घटक

संचार मौखिक और गैर-मौखिक संदेशों के आदान-प्रदान की एक प्रक्रिया है। हम इसके घटकों को परिभाषित करके संचार की पहचान कर सकते हैं:

प्रसंग

संदर्भ वह वातावरण है जिसमें संचार होता है और इसमें संगठन, संस्कृति और समुदाय शामिल होते हैं। इसके अतिरिक्त, बाह्य उत्तेजनाएं, जैसे कि बैठकें, आकस्मिक वार्तालाप, ईमेल, मेमो, आदि और आंतरिक उत्तेजनाएं जैसे राय और भावनाएं, संदर्भ को प्रभावित करती हैं। केवल जब कोई संदर्भ के सभी पहलुओं पर विचार करता है, तो कोई प्रभावी रूप से संवाद कर सकता है।

प्रेषक / एनकोडर

प्रेषक शब्दों, प्रतीकों, रेखांकन और चित्रों के संयोजन का उपयोग करता है। वक्ता मौखिक संचार में एनकोडर है, और लेखक लिखित संचार में एनकोडर है।

संदेश

प्रेषक और रिसीवर के बीच आदान-प्रदान की गई जानकारी एक संदेश बनाती है, या तो जानबूझकर या अनजाने में। संदेश को समझने के लिए संदेश के प्रेषक को संदर्भ पर विचार करना चाहिए। इसके अतिरिक्त, संदेश में स्पष्ट भाषा होनी चाहिए, जिसमें कोई आवश्यक परिभाषा, उदाहरण या ग्राफिक्स के साथ समझ का बीमा हो।

मध्यम

माध्यम - वह चैनल जिसके माध्यम से संदेश भेजा जाता है - इलेक्ट्रॉनिक, ध्वनि या प्रिंट हो सकता है। एक माध्यम का चुनाव इससे प्रभावित होता है:

• प्रेषक और रिसीवर के बीच संबंध
• संदेश की प्रकृति

जब आपका संदेश तत्काल, व्यक्तिगत या तत्काल प्रतिक्रिया वांछित हो तो मौखिक माध्यम का उपयोग करें। तकनीकी, औपचारिक, या दस्तावेज होने की आवश्यकता होने पर एक लिखित माध्यम का उपयोग करें।

रिसीवर (डिकोडर)

संचार के श्रोता या पाठक संदेश की व्याख्या करते हैं। रिसीवर संदर्भ से प्रभावित होता है, साथ ही बाहरी और आंतरिक उत्तेजना भी। यदि रिसीवर में पक्षपाती राय, या गलत धारणाएं हैं, तो संदेश सही तरीके से प्राप्त नहीं हो सकता है। दृष्टिकोण और व्यक्तित्व भी रिसीवर को प्रभावित करते हैं।

प्रतिपुष्टि

प्रतिक्रिया रिसीवर की प्रतिक्रिया है - संचार के लिए उनकी प्रतिक्रिया। मौन प्रतिक्रिया का एक रूप हो सकता है, या रिसीवर मौखिक रूप से या लिखित रूप में प्रतिक्रिया दे सकता है। प्रतिक्रिया का उपयोग इस बात की पुष्टि करने के लिए किया जाता है कि संदेश को समझा गया था और किसी भी आवश्यक कार्रवाई की गई थी।

संचार प्रक्रिया को पूरा करने के लिए और इच्छित संदेश को व्यक्त करने के लिए सभी घटकों को प्रभावी ढंग से एक साथ काम करना चाहिए।

संचार प्रक्रिया मॉडल

संचार प्रक्रिया दो या अधिक लोगों के बीच सूचना के आदान-प्रदान (एक संदेश) को संदर्भित करती है। इस विनिमय के सफल होने के लिए, दोनों पक्षों के पास सूचना का आदान-प्रदान करने और एक दूसरे को समझने की क्षमता होनी चाहिए। यदि किसी कारण से सूचना का प्रवाह अवरुद्ध हो जाता है या यदि संचार करने का प्रयास करने वाले स्वयं को समझ नहीं पाते हैं तो संचार विफल हो जाता है। केवल यह समझने के लिए कि संचार क्या है - इसका उद्देश्य और मूल्य - हमें संचार प्रक्रिया के मॉडल को समझना चाहिए।

संचार प्रक्रिया मॉडल में पाँच बुनियादी चरण

चरण 1 संचार में संलग्न होने या संदेश भेजने के लिए अपने उद्देश्यों को निर्धारित करें।

• उद्देश्य क्या है?
• एक बार संदेश को समझने वाले को क्या कार्रवाई चाहिए?
• संदेश क्यों महत्वपूर्ण है?

चरण 2 अपने संचार के रिसीवर (लक्षित दर्शक) को पहचानें।

• इष्टतम समझ के लिए आपके संदेश को दर्जी बनाना संभव बनाता है।
• आपको अपना संदेश प्राप्त करने के लिए उपयुक्त लोगों को लक्षित करने की अनुमति देता है।

चरण 3 अपनी संचार विधि चुनें।

• आप जो हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं, उस पर अपनी पसंद को आधार बनाएं।
• रिसीवर के कौशल स्तर पर विचार करें।
• एक उपयुक्त रूप चुनें, अर्थात् टेलीफोन, ईमेल, पावर प्वाइंट प्रस्तुति, आदि।

चरण 4 अपने रिसीवर (ओं) पर विचार करें।

• आपके रिसीवर (ओं) में सक्षमता और समझ का स्तर।
• वे कैसे सबसे अच्छी जानकारी सीखते हैं और प्राप्त करते हैं, अर्थात् नेत्रहीन, मौखिक रूप से, आदि।
• सभी रिसीवरों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए संचार के तरीकों को मिलाएं, यानी मौखिक स्पष्टीकरण के साथ हैंडआउट।

चरण # 5 प्राप्त प्रतिक्रिया के लिए अपने संचार को सुधारें।

• समझ की सहमति के लिए देखें
• प्रतिक्रिया के रूप में अपना संदेश, संचार का प्रकार, शैली, स्वर आदि बदलें।

संचार प्रक्रिया को प्रभावित किया जा सकता है कि सूचना कैसे प्रसारित की जाती है, प्राप्त की जाती है और दो तरीकों से व्याख्या की जाती है:

• शोर । किसी भी प्रकार का व्यवधान जो भेजे जा रहे संदेश को प्रभावित करता है, प्राप्त होता है, या समझा जाता है।
• शारीरिक शोर। हम जो सोचते और महसूस करते हैं, यानी थकान, सिरदर्द, भूख या अन्य कारकों के कारण होने वाली व्याकुलता।
• शारीरिक शोर । पर्यावरणीय हस्तक्षेप, जैसे कि दूसरों द्वारा किए गए शोर, भीड़, उच्च या निम्न तापमान, और उज्ज्वल या मंद प्रकाश।
• मनोवैज्ञानिक शोर । एक व्यक्ति की भावना और व्यक्तित्व संचार और व्याख्या को कितना प्रभावी बनाता है, यानी रक्षात्मक भावनाएँ, पूर्वाग्रह या पूर्वाग्रह।
• शब्दार्थ शोर । संचार के लिए शब्दों को पारस्परिक रूप से समझना चाहिए। तकनीकी भाषा या शब्दजाल भ्रम पैदा कर सकता है।
• प्रसंग । सेटिंग और स्थिति - भौतिक, सांस्कृतिक या सामाजिक - जिसमें संचार होता है, सूचना के सफल आदान-प्रदान को प्रभावित कर सकता है।

संचार प्रक्रिया मॉडल हमें यह परिभाषित करने में मदद करता है कि संचार में कौन शामिल है और इसे क्या करना चाहिए। यह एक ढांचा है जिस पर हम सफल व्यक्तिगत और संगठनात्मक संचार का निर्माण कर सकते हैं।

संगठनात्मक संचार दृष्टिकोण और प्रक्रियाएं

यद्यपि संगठनात्मक संचार की कई परिभाषाएँ मौजूद हैं, हमारे उद्देश्यों के लिए हम एक विशिष्ट सेटिंग या वातावरण (संगठन) में संदेश भेजने और प्राप्त करने के रूप में संगठनात्मक संचार को परिभाषित करेंगे, ताकि संबंधित व्यक्तियों के बीच आम, व्यक्तिगत, लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके।

संगठनात्मक संचार की प्रक्रिया में लिखित (गैर-मौखिक) या व्यक्तिगत रूप से (मौखिक रूप से) संदेश भेजने और प्राप्त करने की प्रक्रिया शामिल है। बहुत से संगठनात्मक संचार में सूचना प्रसारित करना शामिल है। हालांकि, अधिक जटिल संचार, जैसे कि संघर्षों को हल करना, संगठन के नियमों का उपयोग करके अर्थ को संसाधित करने और बातचीत करने की क्षमता की आवश्यकता होती है।

क्या संचार को सरल या अधिक जटिल माना जाता है, समझने के लिए, संदेश को स्पष्ट, संक्षिप्त और राजनीतिक या सांस्कृतिक रूप से हाशिए की भाषा से बचना चाहिए। संगठनों को प्रभावी संचार कौशल का मॉडल तैयार करना चाहिए:

• साक्षात्कार
• सकारात्मक कार्य संबंध बनाना
• प्रदर्शन का मूल्यांकन
• संघर्ष समाधान
• निर्णय लेना
• तनाव प्रबंधन
• संगठनात्मक समाजीकरण
• व्यक्तिगत और समूह प्रस्तुतियाँ
• बाहरी जनता के साथ संवाद

संगठनात्मक संचार संवैधानिक और सांस्कृतिक रूप से निर्भर है क्योंकि लोग संदेश और सूचनाओं को लिखित रूप में, इलेक्ट्रॉनिक रूप से और आमने-सामने प्रसारित करते हैं। संगठन की प्रकृति और कार्य (संदर्भ) संचार को प्रभावित करते हैं। इसके अतिरिक्त, प्रत्येक संगठन की अपनी अनूठी संस्कृति है। संगठन के भीतर संचार सफल होने के लिए, संदर्भ और संस्कृति दोनों को एक साथ मेल खाना चाहिए और काम करना चाहिए।

संगठनात्मक संचार संगठन के सदस्यों और बाहरी जनता के साथ आंतरिक रूप से संबंध बनाता है। किसी संगठन की सफलता उसके सदस्यों की प्रभावी ढंग से संवाद करने की क्षमता पर निर्भर करती है। किसी संगठन में सफलतापूर्वक संवाद करने के लिए कर्मचारियों को सार्वजनिक प्रस्तुति, सुनने और पारस्परिक संचार में कुशल होने की आवश्यकता होती है। एक सफल संगठन अपने कर्मचारियों की सफलता का बीमा करने के लिए प्रशिक्षण प्रदान करेगा।

कई तरह से संगठनात्मक संचार लाभ संगठनों:

• परिवर्तन के लिए कर्मियों को प्रस्तुत करना
• नित्य, दैनिक कार्यों का समर्थन करने वाली प्रक्रियाओं, नीति और विनियमन के कार्यों को पूरा करना
• बिक्री, सेवाओं और उत्पादन की विशिष्ट भूमिकाओं और जिम्मेदारियों से संबंधित कार्यों को पूरा करना
• नौकरी की संतुष्टि, मनोबल और व्यक्तिगत दृष्टिकोण पर विचार करते हुए सफल संचार के लिए संबंध विकसित करना
• प्रबंधन कार्यों का नियोजन, समन्वय और नियंत्रण करना

कर्मचारी संचार को विकसित और परिष्कृत करने के लिए संगठनात्मक संचार दृष्टिकोण और प्रक्रियाओं को समझना महत्वपूर्ण है। प्रत्येक संगठन को प्रभावी संचार के लिए अपने स्वयं के दृष्टिकोण को परिभाषित करना होगा, आंतरिक और बाहरी दोनों संचार को बढ़ाने के लिए उन प्रक्रियाओं को परिभाषित करना जो वे डालेंगे।

सफल दैनिक कार्यों के लिए संगठनों के पास सक्षम संचारक होने चाहिए। कंपनी की वेबसाइट से, कर्मचारी हैंडबुक के माध्यम से, एक समाप्ति साक्षात्कार के लिए, संगठन में संचार के हर पहलू को संगठन के इरादे, संस्कृति और आंतरिक और बाहरी दोनों कर्मियों के लिए प्रतिबद्धताओं को संप्रेषित करने के लिए मिलकर काम करना चाहिए।

ईमेल संचार प्रक्रिया

ईमेल वह विकल्प है जो कई संदेश बनाने के माध्यम के रूप में बनाते हैं। हालांकि यह त्वरित और अपेक्षाकृत उपयोग में आसान है, किसी को यह सुनिश्चित करने के लिए ईमेल संचार की प्रक्रिया और उद्देश्य को प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए सुनिश्चित करना चाहिए।

ईमेल संचार के पाँच घटक हैं:

# 1 प्रेषक

सफल ईमेल संचार के लिए प्रेषक की आवश्यकता होती है (जिसे स्रोत या संचारक भी कहा जाता है) संदेश को वांछित प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए ग्राफ़, प्रतीकों, शब्दों और चित्रों के संयोजन से कूटबद्ध करता है।

# 2 रिसीवर

रिसीवर (दुभाषिया) प्रेषक के ईमेल संदेश को डिकोड करके और उसकी व्याख्या करके बनाता है।

# 3 संदेश

ईमेल का संदेश या सामग्री वह सूचना है जिसे भेजने वाला रिसीवर को रिले करने की इच्छा रखता है।

# 4 माध्यम

माध्यम, जिसे चैनल भी कहा जाता है, वह है जो संदेश प्रसारित करने का विकल्प चुनता है। ईमेल के साथ, माध्यम कंप्यूटर या सेल फोन है।

# 5 प्रतिक्रिया

एक बार जब ईमेल को सफलतापूर्वक प्रसारित किया गया, प्राप्त किया गया, और समझा गया, तो किसी भी प्रतिक्रिया को रिसीवर की ओर से संकेत मिलता है - या तो मौखिक या लिखित - प्रतिक्रिया माना जाता है। फीडबैक हमें यह निर्धारित करने में मदद करता है कि क्या हमने अपना उद्देश्य पूरा किया है।

ईमेल किसी भी समय और स्थान पर दूसरों के साथ संवाद करना आसान बनाता है, खासकर स्मार्टफोन के आगमन के साथ। इसके अतिरिक्त, रिसीवर के पास तुरंत जवाब देने की क्षमता होती है। हालांकि, संचार की इस पद्धति के लाभों के साथ, कुछ समस्याएं आती हैं। हमें याद रखना चाहिए कि ईमेल एक संचार उपकरण है और इसे हमारे कार्यों को चलाने की अनुमति नहीं है, बल्कि इसका उपयोग हमारे संचार लक्ष्यों को पूरा करने के लिए करते हैं। यह करने के लिए:

अपना ईमेल संक्षिप्त रखें

लोगों को उम्मीद है कि ईमेल संचार प्रत्यक्ष और बिंदु तक होगा। पहली कुछ पंक्तियों को आपके ईमेल के इरादे से अवगत कराना चाहिए और यदि कोई आवश्यक हो तो एक प्रतिक्रिया के रूप में यदि आपका ईमेल खोलने की शुरुआत से पहले प्राप्तकर्ता कई ईमेल पढ़ने की अनुमति देता है तो अपने प्राप्तकर्ता को बताएं।

• व्यवसायिक बनें। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका ईमेल किसका है - आपका बॉस, हायरिंग मैनेजर, या एक सहकर्मी - आपकी सामग्री इसकी सामग्री और रचना में पेशेवर होनी चाहिए। टेक्स्टिंग लिंगो, स्माइली फेस, कन्फ्यूजिंग फोंट या ग्राफिक्स का इस्तेमाल न करें जो बातचीत का हिस्सा न हों। ऐसा करने से आपकी सामग्री को पढ़ने और गंभीरता से लेने की संभावना कम हो जाती है।
• विनम्र रहें। कभी भी अपने ईमेल को कमांड से शुरू न करें, बल्कि ग्रीटिंग का उपयोग करें, जैसे कि 'हैलो' और प्राप्तकर्ता का नाम। सभी बड़े अक्षरों या विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग करने से बचें, क्योंकि यह चिल्लाहट को व्यक्त करता है। अपने नाम के बाद 'धन्यवाद' के साथ अपना ईमेल बंद करें।
• ईमेल रिप्लेस फेस-टू-फेस कम्युनिकेशन न होने दें। कुछ वार्तालाप व्यक्ति में बेहतर काम करते हैं। आमने-सामने संचार से बचने के लिए ईमेल का उपयोग न करें। यदि ईमेल संचार के लिए सबसे अच्छा विकल्प नहीं है, तो एक वैकल्पिक विधि चुनें। प्रभावी होने के लिए, ईमेल संचार स्पष्ट, संक्षिप्त और समझने योग्य होना चाहिए। निम्नलिखित ईमेल संचार प्रक्रिया आपके ईमेल को प्रभावी संचार उपकरण होने की गारंटी देती है।
• अपने ईमेल के उद्देश्य को परिभाषित करें। ऐसा करने से आपको यह तय करने में मदद मिलती है कि क्या आपको संदेश भेजने के लिए परेशान होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आपका उद्देश्य पहले पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से कहा गया है।
• निर्धारित करें कि आप किस क्रिया को ईमेल के प्राप्तकर्ता को लेना चाहते हैं
• एक कार्य पूरा करें, यानी किसी को फोन करना या कुछ ऑर्डर करना।
• मांगी गई जानकारी के साथ जवाब दें।
• ईमेल पढ़ें, जिसकी कोई आवश्यकता नहीं है।
• यदि आपको जानकारी की आवश्यकता हो तो निर्णय लें। किसी भी और सभी सहायक प्रलेखन या सूचना को पहचानें और संलग्न करें।
• अपने संदेश के इरादे को सारांशित करने के लिए विषय रेखा का उपयोग करें। ईमेल लिखने के बाद सब्जेक्ट लाइन को पूरा करें। सुनिश्चित करें कि आपकी संदेश सामग्री संक्षेप में बताई गई है क्योंकि यह रिसीवर को आपके संदेश को खोलने और प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित करती है।

ई-मेल संचार किसी के दैनिक कार्य जीवन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, स्थान और समय की जानकारी के आदान-प्रदान की क्षमता के साथ व्यापार को समृद्ध और सुविधाजनक बनाता है। हालांकि, कर्मचारी अक्सर बड़ी मात्रा में ईमेल प्राप्त करने की शिकायत करते हैं और जिस पर उन्हें कार्रवाई करनी चाहिए। इसके अतिरिक्त, किसी भी समय ईमेल का उपयोग करने की क्षमता का मतलब है कि कर्मचारियों को अक्सर संगठनात्मक ईमेल के साथ बाधित काम से समय मिलता है। कर्मचारियों को काम से संबंधित तनाव से बचने के लिए व्यक्तिगत नियंत्रण की भावना की आवश्यकता होती है और यह उचित होने पर ईमेल को प्राप्त करने और प्रतिक्रिया देने की किसी की क्षमता तक विस्तारित होता है।

निष्कर्ष

संचार, मौखिक और गैर-मौखिक दोनों संदेशों को प्रसारित करने और प्राप्त करने की एक प्रक्रिया है। चूंकि प्रभावी संचार एक संवाद नहीं एक एकालाप है, यह केवल तभी प्रभावी होता है जब यह रिसीवर से वांछित प्रतिक्रिया लाता है। एक सफल संचारक होने के लिए, किसी को दूसरों को प्रेरित करने, सिखाने और सूचित करने के लिए पर्याप्त रूप से सूचना, विचार और भावनाओं को व्यक्त करना चाहिए। किसी को सबसे अच्छे माध्यम का चयन करना चाहिए, एक प्राप्तकर्ता को जानना चाहिए, और संचार की प्रभावशीलता की निगरानी करने और उसके अनुसार इसे संशोधित करने के लिए प्रतिक्रिया का उपयोग करना चाहिए। इस लेख में जानकारी और उपकरणों का उपयोग करने से एक प्रभावी संचारक होने के लिए संचार प्रक्रिया को समझने और उपयोग करने में मदद मिल सकती है।